GED: Como a Gestão Eletrônica de Documentos transforma sua empresa

A gestão de documentos é essencial para empresas que buscam eficiência e segurança. Mas e se todo o gerenciamento pudesse ser centralizado, seguro e acessível em poucos cliques? Essa é a proposta da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que otimiza processos e simplifica o fluxo de informações.

Por que investir em Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Empresas geram um volume enorme de documentos diariamente. Em áreas como jurídico, financeiro e recursos humanos, a falta de organização gera retrabalho e baixa produtividade. Com um sistema GED, como o da Arqueum, a centralização dos dados facilita o acesso e mantém a empresa organizada. Para setores com demandas regulatórias, o GED é indispensável para mitigar riscos e garantir que todas as informações estejam seguras e acessíveis.

O que é o GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de tecnologias e práticas que organiza e controla documentos digitais, centralizando e automatizando tarefas relacionadas ao ciclo de vida dos dados corporativos. Com o GED, é possível acessar, compartilhar e gerenciar documentos de maneira segura e eficiente, facilitando o controle e a rastreabilidade de informações.

Principais benefícios do GED

1. Acesso rápido e centralizado: Com o GED da Arqueum, todas as áreas da empresa acessam os documentos necessários em um só lugar, eliminando a busca por informações e reduzindo erros por duplicidade ou falta de atualização.

2. Automação de processos: O GED permite automatizar fluxos de trabalho, como aprovações e relatórios. Sua empresa ganha em agilidade e produtividade ao eliminar tarefas manuais, otimizando o tempo das equipes.

3. Segurança e compliance: A segurança dos dados é prioridade, especialmente com as regulamentações de proteção, como a LGPD. O GED oferece controle de acesso e rastreabilidade, garantindo que apenas pessoas autorizadas acessem documentos confidenciais, além de manter um histórico de alterações, necessários para auditorias.

4. Redução de custos e espaço físico: Ao digitalizar documentos, o GED reduz o custo com armazenamento físico e libera espaço no ambiente de trabalho, trazendo mais eficiência e organização.

   
   

Quem se beneficia do GED?

Todos os setores podem se beneficiar do GED, mas algumas áreas sentem o impacto mais diretamente:

• Financeiro: Agilidade em aprovações de orçamentos e rastreamento de documentos, aumentando a precisão e a velocidade nos processos financeiros.

• Recursos Humanos: Documentação de funcionários centralizada, facilitando o acesso a informações e melhorando a organização.

• Jurídico: Contratos e documentos legais ficam seguros e organizados, garantindo acesso rápido e proteção.

• Compliance e auditoria: Rastreabilidade completa, com histórico de alterações, mantendo a empresa preparada para auditorias e em conformidade com as normas.

  
  

Quando é a hora de investir no GED?

O momento ideal para adotar um sistema GED é antes que a organização e produtividade sejam comprometidas. Sinais de que sua empresa precisa de um GED:

• Dificuldade em localizar documentos rapidamente;

• Crescimento no volume de documentos físicos;

• Retrabalho causado por versões incorretas;

• Falhas de segurança e acesso descontrolado;

• Demanda por auditoria e compliance.

  
  

Como o GED funciona na prática?

O GED transforma o armazenamento e o uso de documentos em três etapas principais: captura, armazenamento e recuperação de documentos.

1. Captura e digitalização: Documentos físicos são digitalizados e organizados no sistema, facilitando o acesso e garantindo segurança.

2. Armazenamento e controle de acesso: Os documentos ficam centralizados e acessíveis apenas para usuários autorizados, que podem configurar permissões específicas para cada tipo de documento.

3. Automação de fluxo de trabalho: Com o GED, é possível programar o fluxo de trabalho, automatizando tarefas como envio, aprovação e compartilhamento de documentos. A Arqueum permite essa personalização sem a necessidade de codificação.

4. Recuperação e rastreamento: Com ferramentas de busca avançadas, o GED permite localizar rapidamente qualquer documento. Além disso, a plataforma mantém um histórico de versões, garantindo o acesso às informações corretas.

   
   

Onde implementar o GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos é útil em diversos setores da empresa:

• Logística: Centraliza documentos de transporte e contratos com fornecedores, facilitando o acesso e a comunicação.

• Vendas: Organiza contratos, propostas e relatórios, acelerando a consulta e o acesso de toda a equipe comercial.

• TI: Documentos técnicos ficam seguros e organizados, com acesso controlado e rastreamento de alterações.

• Jurídico: Documentos legais e contratos são protegidos e organizados, facilitando auditorias e controle.

  
  

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) da Arqueum é uma solução poderosa para empresas que buscam eficiência, segurança e centralização. Independentemente do setor, o GED transforma a maneira como os documentos são armazenados, acessados e utilizados, trazendo organização e reduzindo custos.

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